ВСЁ О "1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ"

Мы готовы делиться с Вами знаниями о работе в профессиональной программе

"1С: Документооборот 8", ред. 2.0 

Внедрение электронного документооборота


Внедрение любой системы электронного документооборота имеет свою специфику. В этой статье мы расскажем о специфике внедрения электронного документооборота и подготовке к его внедрению.


Специфика внедрения электронного документооборота заключается в трудоемких подготовительных работах, направленных на создание оптимальных условий для применения средств автоматизации. Поэтому подготовка к автоматизации документооборота часто выливается в самостоятельный консалтинговый проект, в ходе которого проводится обследование предприятия, а затем и постановка процессов работы с документами с учетом функциональных возможностей внедряемой информационной системы.


Консалтинговый проект по организации делопроизводства находится на стыке двух предметных областей - документационного обеспечения управления и информационных технологий, поэтому для его успешного прохождения требуются и специальные знания в области делопроизводства, и знание функциональных возможностей программы электронного документооборота.


Анализ внедренных нами решений показывает, что эффективность работы информационной системы в дальнейшем напрямую зависит от качества предварительных работ по организации делопроизводства. Низкий уровень организации делопроизводства не позволяет использовать функциональность программы наиболее рационально, оптимально задействовав все ее возможности.


Такая проблема касается в первую очередь коммерческих организаций, где еще не сложилась не только традиция ведения делопроизводства, но и понимание значимости правильной организации работы с документами.


Что требуется сделать для подготовки к внедрению системы электронного документооборота?


Подготовку к автоматизации документооборота следует начать с предварительного обследования организации. Цели такого обследования:

  • выявить процессы работы с документами, которые должны быть автоматизированы;

  • оценить качество автоматизируемых процессов (проверить на соответствие принятым нормам делопроизводства).

В результате обследования вы получите объективную оценку текущего состояния делопроизводства, анализ которой поможет сформулировать потребности и проблемы заказчика проекта.


По итогам обследования проводится либо оптимизация автоматизируемых процессов, либо постановка их с нуля. Результатом такой работы должен стать пакет локальных нормативных актов, который будет регламентировать работу с документами и установит правовое поле для работы в системе электронного документооборота.


На этапе обследования предприятия применяется методика описания процессов, именуемая "как есть". Это означает, что на этапе обследования все процессы работы с документами описывают в том виде, в котором они действуют на момент аудита.


На этапе построения процессов требуется перейти от уже описанной схемы "как есть" к желаемой схеме "как нужно". Для этого следует понимать, как должен в идеале функционировать уже автоматизированный процесс.


Критериями построения модели "как нужно" будут в первую очередь внешние нормы, действующие для данного вида деятельности, правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт, и функциональность внедряемой системы электронного документооборота.


Что должно быть готово к началу проекта внедрения?


Готовность к внедрению системы электронного документооборота в методической части можно оценить по следующим параметрам:

  1. Выявлены все процессы, которые планируется автоматизировать

  2. Процессы, подлежащие автоматизации, формализованы

  3. Выработаны правила подготовки и оформления документов

  4. Унифицированы виды и формы документов

  5. Определены маршруты движения документов с момента создания до передачи на хранение или уничтожение

  6. Определены особенности работы с электронными документами

  7. Составлена номенклатура дел

  8. Намечен план мероприятий, необходимых для запуска программы в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию.


Задача правильной подготовки делопроизводства может быть решена как своими силами, так и с привлечением компании "1С-Софт Райз" - профессионалам в сфере внедрения систем электронного документооборота.


В Учебном центре "1С-Софт Райз" проводится очное и дистанционное обучение по работе с лучшей системой электронного документооборота - "1С:Документооборот 8". Благодаря уникальной методике обучения, вы можете стать специалистом всего за 3 дня! Наше предложение позволит Вам в кратчайшие сроки внедрить и эффективно использовать систему электронного документооборота в вашей компании.

#1СДокументооборот #Автоматизация #Практическийкейс #Обзор

Лучшие статьи
Новые статьи