Внедрение электронного документооборота
Внедрение любой системы электронного документооборота имеет свою специфику. В этой статье мы расскажем о специфике внедрения электронного документооборота и подготовке к его внедрению.
Специфика внедрения электронного документооборота заключается в трудоемких подготовительных работах, направленных на создание оптимальных условий для применения средств автоматизации. Поэтому подготовка к автоматизации документооборота часто выливается в самостоятельный консалтинговый проект, в ходе которого проводится обследование предприятия, а затем и постановка процессов работы с документами с учетом функциональных возможностей внедряемой информационной системы.
Консалтинговый проект по организации делопроизводства находится на стыке двух предметных областей - документационного обеспечения управления и информационных технологий, поэтому для его успешного прохождения требуются и специальные знания в области делопроизводства, и знание функциональных возможностей программы электронного документооборота.
Анализ внедренных нами решений показывает, что эффективность работы информационной системы в дальнейшем напрямую зависит от качества предварительных работ по организации делопроизводства. Низкий уровень организации делопроизводства не позволяет использовать функциональность программы наиболее рационально, оптимально задействовав все ее возможности.
Такая проблема касается в первую очередь коммерческих организаций, где еще не сложилась не только традиция ведения делопроизводства, но и понимание значимости правильной организации работы с документами.
Что требуется сделать для подготовки к внедрению системы электронного документооборота?
Подготовку к автоматизации документооборота следует начать с предварительного обследования организации. Цели такого обследования:
выявить процессы работы с документами, которые должны быть автоматизированы;
оценить качество автоматизируемых процессов (проверить на соответствие принятым нормам делопроизводства).
В результате обследования вы получите объективную оценку текущего состояния делопроизводства, анализ которой поможет сформулировать потребности и проблемы заказчика проекта.
По итогам обследования проводится либо оптимизация автоматизируемых процессов, либо постановка их с нуля. Результатом такой работы должен стать пакет локальных нормативных актов, который будет регламентировать работу с документами и установит правовое поле для работы в системе электронного документооборота.
На этапе обследования предприятия применяется методика описания процессов, именуемая "как есть". Это означает, что на этапе обследования все процессы работы с документами описывают в том виде, в котором они действуют на момент аудита.
На этапе построения процессов требуется перейти от уже описанной схемы "как есть" к желаемой схеме "как нужно". Для этого следует понимать, как должен в идеале функционировать уже автоматизированный процесс.
Критериями построения модели "как нужно" будут в первую очередь внешние нормы, действующие для данного вида деятельности, правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт, и функциональность внедряемой системы электронного документооборота.
Что должно быть готово к началу проекта внедрения?
Готовность к внедрению системы электронного документооборота в методической части можно оценить по следующим параметрам:
Выявлены все процессы, которые планируется автоматизировать
Процессы, подлежащие автоматизации, формализованы
Выработаны правила подготовки и оформления документов
Унифицированы виды и формы документов
Определены маршруты движения документов с момента создания до передачи на хранение или уничтожение
Определены особенности работы с электронными документами
Составлена номенклатура дел
Намечен план мероприятий, необходимых для запуска программы в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию.
Задача правильной подготовки делопроизводства может быть решена как своими силами, так и с привлечением компании "1С-Софт Райз" - профессионалам в сфере внедрения систем электронного документооборота.
В Учебном центре "1С-Софт Райз" проводится очное и дистанционное обучение по работе с лучшей системой электронного документооборота - "1С:Документооборот 8". Благодаря уникальной методике обучения, вы можете стать специалистом всего за 3 дня! Наше предложение позволит Вам в кратчайшие сроки внедрить и эффективно использовать систему электронного документооборота в вашей компании.
